Как контролировать выполнение задач сотрудниками?

Чтобы ответить на вопрос о том, как контролировать исполнение поручений сотрудниками, нужно прояснить, насколько вообще нужен контроль в организациях. В IT-индустрии и других сферах существует мнение, что классический контроль более не актуален, сложно реализуется и не способен стать гибким.

При этом часто вспоминают компании Кремниевой долины, такие как Google и Facebook, где царит свободная корпоративная культура. Однако стоит понимать, что в нашей стране за этим обычно скрывается отсутствие системы управления и контроля, негативно сказывающееся на всей компании в целом. Нельзя управлять процессом, не контролируя его, а также важные данные и показатели, связанные с ним.

Важность контроля исполнения поручений

Важность контроля заключается в том, что от того, насколько эффективно каждый сотрудник компании выполняет свои задачи, зависит общая прибыль организации. Если нет контроля поручений, фирма теряет деньги, когда они не выполняются в срок.

Почему сотрудники не выполняют поручения

Невыполнение задач может быть вызвано:

• низкой дисциплиной;
• высокой загруженностью.

В любом случае система контроля поможет определить проблему и найти пути для ее решения. Она позволит наладить дисциплину и увидеть руководителю, насколько загружены его сотрудники.

Цикл Деминга

PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» — планирование-действие-проверка-корректировка) циклически повторяющийся процесс принятия решения, используемый в управлении качеством. Также известен как Deming Cycle, Shewhart cycle, Deming Wheel или Plan-Do-Study-Act. Также известен как принцип Деминга-Шухарта, но Деминг предпочитал PDSA (Plan-Do-Study-Act) у Шухарта (Plan-Do-Сheck-Act)

Следует помнить, что грамотное выполнение любых задач компании подчиняется определенной последовательности действий, называемой циклом Деминга. Цикл состоит из:

• планирования задания;
• его выполнения;
• проверки, анализа и оценки;
• корректировки.

Гибкие подходы в управлении тоже основаны на цикле Деминга. Если деятельность компании не зависит от него, то положительное системное развитие и динамика невозможны. Если же последовательность нарушена и некоторые пункты не выполняются, а компания все равно развивается, то следует задать другой вопрос. А будет ли ее работа стабильной, если руководитель или другой важный сотрудник покинет свое место? Скорее всего, нет. В любом случае ее деятельность может быть в несколько раз эффективнее.

Практики личной эффективности

Насколько полезны системы контроля, поможет увидеть практика личной эффективности. Есть множество техник по работе с входящей информацией. К примеру, методика Getting Thing Done, основанная на книге Дэвида Аллена «Доведение дел до завершения», или методика из книги «Джедайская техника пустого инбокса» Максима Дорофеева.

Обе они похожи и основаны на понимании того, что мозг хорошо генерирует идеи, но плохо запоминает их. Поэтому фиксировать их следует отдельно на бумаге, в ежедневнике, компьютерной программе. У человека возникает стрессовая ситуация, если ему приходится что-то вспоминать и мысленно контролировать, поэтому он тратит ресурсы своего мозга зря, думая не о том, что он должен сделать, а о том, как не забыть, что он должен сделать. Как только задачи переносятся на сторонний носитель, мозг разгружается.

Чтобы использовать эту методику, стоит действовать следующим способом, цель которого – экономия ресурсов мозга:

1. Если появляется какая-то информация, то ее нужно отфильтровать в зависимости от того, насколько она нужна и можно ли с нею что-то сделать или нет.
2. Если с ней можно что-то сделать, то следующий вопрос – можно ли выполнить задачу, связанную с этой информацией, в течение ближайших 2-х минут?
3. Если да, то лучше выполнить работу сразу.
4. Если нет, следует занести задачу в планировщик или делегировать.

Принципы контроля

Контроль выполнения задач должен подчиняться определенным принципам. При этом следует учитывать, что любая задача в организации проходит цикл из нескольких этапов:

• постановки;
• выполнения;
• отчета по работе.

Плохое управление задачами

Неэффективное управление задачами происходит из-за того, что на одном или на нескольких этих этапах допускаются ошибки:

• Ставится много задач по разным каналам: на совещаниях, устно и по телефону, по электронной почте, в чатах, мессенджерах, по СМС. Поэтому часть из них теряется, а ресурсы тратятся на то, чтобы найти их в различных источниках.
• Если нет системы, то все задачи становятся срочными и выполняются по принципу «последним пришел – первым ушел» (Last in, First Out). Другие теряются, остаются невыполненными.
• В итоге непонятно, что писать в отчете, как понять, что вообще было сделано, как объективно оценить эффективность, скорость, результативность сотрудников.

Хорошее управление задачами

При хорошем управлении все этапы цикла систематизированы:

• все задачи ставятся в системе, все обсуждения происходят в переписке под ними;
• порядок выполнения задач определяется приоритетами и сроками;
• детальные отчеты формируются в режиме онлайн.

Подробные принципы контроля

Таким образом, вот каковы эффективные принципы контроля:

• все существующие задачи внесены в единую систему (электронный вариант наиболее эффективен);
• у всех задач стоит четкий срок исполнения;
• за неисполнением или просрочкой следует наказание – это необязательно должны быть денежные штрафы, можно составить, например, мотивирующий рейтинг сотрудников;
• у одной задачи – один ответственный исполнитель.

Постановка задач

При этом особенно важно правильно сформулировать задачу, что можно сделать по принципу SMART. Корректное задание:

• S (Specific) – отвечает на вопрос «что нужно сделать?»;
• M (Measurable) – имеет измеримый результат, чтобы было понятно, когда задача считается выполненной;
• A (Attainable) – достижимо, для его выполнения должно хватать ресурсов и возможностей;
• R (Relevant) – согласовано с поставленными целями и поручено соответствующему сотруднику;
• T (Time-bound) – ограничено во времени.

Как внедряются системы контроля

Представляем чек-лист последовательности внедрения, который поможет проверить, все ли было сделано в рамках этого процесса. Что нужно сделать:

1. Выбрать систему контроля – выбор не должен быть связан с личными предпочтениями ЛПР. Необходимо руководствоваться исключительно объективной оценкой ее функциональных особенностей, надежности и т.д.
2. Обучить сотрудников – это несложно. В итоге главное, что они должны знать, ‒ это где посмотреть интересующую информацию о функциях системы, с кем можно проконсультироваться по этому поводу.
3. Внести реальные задачи, чтобы процесс внедрения новой системы не был затяжным.
4. Разработать регламент контроля.

Лицо, принимающее решение (ЛПР) в теории принятия решений, исследовании операции, системном анализе — субъект решения (командир, начальник, менеджер и так далее), наделённый определёнными полномочиями и несущий ответственность за последствия принятого и реализованного управленческого решения^[1].

Также важна личная заинтересованность руководства – это гарант успешности внедрения системы, так как менеджер – часть системы контроля, и система без него не будет полноценной и не сможет работать успешно. Всё дело в том, что делегирование в таком случае неэффективно (ни отдел IT, ни HR не сделает это за руководителя). Подходит только связка ЛПР + секретарь или помощник.

Типовые результаты внедрения системы на первом этапе

• Сокращение затрат времени топ-менеджеров на рутину и контроль (до 1-1,5 часов в день).
• Снижение количества просроченных и потерянных задач (до 15-20%).
• Снижение вероятности авралов за счет более точного прогнозирования нагрузки.
• Упрощение отчетности.
• Независимость задач от личностей, так как система все фиксирует.
• Прозрачность работы с задачами.
• Улучшение коммуникации между сотрудниками.
• Увеличение степени сохранности информации.

Какие есть системы на рынке (SaaS)

Облачные сервисы – одновременно самые недорогие, простые и эффективные для небольших и средних организаций, в отличие от других решений. Самые распространенные из них:

• Bitrix24  – имеет множество возможностей для социализации сотрудников, работы с клиентами, сделками, контрагентами (CRM). Есть бесплатная версия для ограниченного количества сотрудников.
• «Мегаплан»  – отличается удобством и понятным интерфейсом.
• «Планфикс»  – интересный сервис без рекламы, сведения о котором распространяются исключительно за счет сарафанного радио.
• Wrike  ‒ отечественный продукт, который позиционируется как зарубежный сервис. Он многофункциональный и предлагает множество возможностей, но стоит довольно дорого.
• IQ300  – система с функцией сети для разных организаций.

Примерно все они обладают одинаковой функциональностью. Поэтому, выбирая систему, нужно смотреть на отличительные детали, например на то, можно ли в ней автоматически создавать отчеты или делегировать задачи.